Die 360° Intranet-Analyse: Wegweiser zu relevanten Unternehmenszielen

Der Weg zu einem Ziel wird nicht nur durch die Position des Ziels selber bestimmt, sondern ebenso durch den Ausgangspunkt der jeweiligen Reise. So würde sich wohl kaum ein Wanderer auf den Weg machen, ohne zu wissen, von wo aus er startet. Denn ohne diesen Referenzpunkt bleibt sogar unklar, in welcher Richtung sich das Ziel befindet, wie viel Zeit und Ressourcen benötigt werden, um es zu erreichen und auch die Bestimmung, ob man sich auf dem richtigen Weg befindet und Fortschritte macht, gestaltet sich in diesem Fall äusserst schwierig.

Trotz der offensichtlichen Notwendigkeit einer Standortbestimmung als fundamentale Voraussetzung zur Erreichung eines Ziels in so alltäglichen Dingen wie einer Wanderung, wird dieser erste Schritt eines Vorhabens in Intranet-Projekten allzu häufig nicht oder nur sehr unzureichend durchgeführt.

„Aber wir haben doch eine Online-Befragung unter den Mitarbeitern durchgeführt“, mag nun manch Intranet-Verantwortlicher einwenden. Dieser Klassiker unter den Analyse-Instrumenten ist jedoch nicht nur hinsichtlich seiner Aussagekraft meist nicht sehr belastbar, er stellt im Hinblick auf die Positionsbestimmung auch nur einen kleinen Ausschnitt aus dem Gesamtbild dar.

Was benötigt wird ist eine Rundumsicht, die nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und Wünsche an das zukünftige Intranet aufzeigt. Dazu ist eine 360° Intranet-Analyse erforderlich, die alle relevanten Aspekte eines Intranets umfassend berücksichtigt. Eine solche Analyse besteht aus folgenden sieben Bereichen:

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Jeder Bereich erfasst und analysiert dabei einen Teilaspekt des Intranets. Zusammengefügt ergibt sich eine genaue Bestimmung des heutigen Standorts und es werden auch bereits Handlungsoptionen bezüglich der möglichen Wege zum jeweiligen Ziel aufgezeigt. Denn durch die Analyse kommen auch Rahmenbedingungen, Limitierungen und Problemfelder ans Tageslicht, die sonst häufig erst während der „Reise“ erkannt werden und dann meist mit deutlichem Mehraufwand berücksichtigt werden müssen.

Welche Einblicke bietet die Analyse konkret?

Hierzu ein paar Beispiele aus den sieben Analyse-Bereichen:

• Vision & Big Picture: Hier wird sowohl die strategische Verankerung des Intranets und seine Ausrichtung auf die Unterstützung von Unternehmenszielen, als auch die kulturelle Bereitschaft der Organisation für durch das Intranet herbeizuführende Veränderungen aufgezeigt (bspw. bei einer Einführung von Social Collaboration).
• Organisational Setup: Ein wichtiger Erfolgsfaktor eines Intranets ist die Qualität des Intranet Managements im Alltag. Hierzu müssen gewisse organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden, bspw. in den Bereichen Rollenmodell, Governance und Leistungsmessung.
• Problems & Potentials: Hier kommen die Mitarbeiterbedürfnisse in Spiel – aber nicht nur die. Denn die generelle Analyse von heute bestehenden Problemen und zukünftigen Potentialen – über das Intranet hinaus – geben meist deutlich besser Aufschluss darüber, was das Unternehmen (und somit auch, aber nicht nur, das Intranet) benötigt.
• Building Blocks: Das funktional durch ein Intranet abdeckbare Spektrum ist nicht eindeutig definierbar. Umso wichtiger ist es, die eigenen Instrumente mit dem technisch machbaren zu vergleichen, damit auch hier Lücken und zusätzliche Möglichkeiten erkannt werden können.
• Programme Setup: Die Weiterentwicklung eines Intranets wird häufig als einmaliges Projekt betrachtet. In Wirklichkeit handelt es sich bei einem Intranet aber um eine Aneinanderreihung von Projekten, die innerhalb eines Programms gesteuert werden sollten. Aber auch Themen wie die generelle Methodenreife, die Existenz eines bedarfsgerechten Risiko-Managements oder die Qualität des Stakeholder-Managements werden hier untersucht.
• IT Capabilities: Wie heisst es doch so schön: „Ein Intranet ist kein IT-Projekt!“. Obwohl die Aussage richtig ist, greift sie doch zu kurz, denn ohne IT gibt es auch keine Intranets. Von den Service Levels über die Performance bis hin zum Release Management und der Unterstützung des Business, werden in diesem Bereich die IT-Fähigkeiten der Organisation in Bezug auf das Intranet durchleuchtet.
• Technology Fit: Als abschliessender Bereich wird hier untersucht, wie gut die bestehenden und geplanten Intranet-Systeme zur Erreichung der Ziele geeignet sind. Hierbei werden nicht nur funktionale Übereinstimmungskriterien betrachtet, sondern bspw. auch die Kompatibilität der Zukunftspläne von Systemhersteller und Anwenderunternehmen.

 Entscheidungs-relevante Erkenntnis oder „Analysis Paralysis“?

Viele Unternehmen kennen es aus eigener Erfahrung: eine tiefgehende Analyse kann zur dauerhaften Lähmung eines Projekts anstatt zu den gewünschten Erkenntnissen führen. Und wo dann noch in akribischer Kleinarbeit erstellte Ergebnisse auf Bauchentscheide des Managements treffen, bleibt nicht nur die Effizienz auf der Strecke. Häufig wird dann das Kind gleich mit dem Bade ausgeschüttet und die Sinnhaftigkeit einer detaillierten Analyse generell in Frage gestellt.

Das „360° Intranet Assessment“ berücksichtigt diese Unternehmensrealitäten und zielt nicht auf wissenschaftlich exakte, 100%-ige Ergebnisse ab. Vielmehr werden nur solche Resultate ausgearbeitet, die wirklich entscheidungsrelevante Aspekte enthalten.
Ausgehend von diesen zu erzielenden Resultaten, die jeweils individuell bestimmt werden, erfolgt die Festlegung der zum Erreichen dieser Ergebnisse erforderlichen Schritte auf Basis des Modells.

In der Praxis ergeben sich aus einem solchen Assessment vielfältige Vorteile, insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Bessere Beherrschung der zunehmenden Komplexität eines Intranets
• Loslösung von einer zu stark auf funktionale Anforderungen und Benutzerwünsche fokussierten Vorgehensweise
• Erhöhung der Übereinstimmung von Intranet-Zielen und Unternehmenszielen
• Bessere Grundlage für die Kommunikation über die geplante Weiterentwicklung des Intranets

Damit ein Wanderer eine 360°-Aussicht an seinem Ziel, dem Berggipfel, geniessen kann, ist es erforderlich bereits bei der Planung der Route umsichtig vorzugehen. Eine 360° Intranet-Analyse ermöglicht es auch Unternehmen mit überschaubarem Aufwand, die für die Zielerreichung so wichtige Bestimmung der individuellen Ausgangslage des Intranets im relevanten Unternehmenskontext vorzunehmen.

Weitere Informationen zur Intranet-Analyse finden sich auf dem Blog „Intranet Matters“ unter: 360° Intranet Assessment.

Über den Gastautor:

Stephan Schillerwein ist ein international anerkannter Intranet Experte und seit mehr als 15 Jahren in den Bereichen Informationsmanagement und Online Medien tätig. Als Berater hat er Projekte in über 50 Unternehmen aller Grössen und Branchen begleitet, kennt die Unternehmenspraxis aber auch aus eigener Tätigkeit als Intranet und Online Manager in mehreren Unternehmen. Neben zahlreichen Publikationen – zu denen unter anderem richtungsweisende Reports in den Bereichen Social Business und Digital Workplace zählen – gehören auch regelmässige Seminar- und Konferenzengagements zu seinen Aktivitäten.